9. การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ

การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ
โครงสร้างของข้อมูล จะประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้
1. อักขระ (Character)
ซึ่งเป็นได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์พิเศษ อักขระนี้เป็นส่วนที่เล็กที่สุดของข้อมูล ซึ่งมักจะไม่มีความหมายเพราะเป็นเพียงหน่วยย่อย ๆ เท่านั้นเอง
2. เขตข้อมูล (Field)
เป็นหน่วยข้อมูลที่กำหนดขึ้นมาแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง เขตข้อมูลจะเกิดจากการนำอักขระที่เกี่ยวข้องกันมารวมเข้าด้วยกัน เช่น ชื่อ นามสกุล ก็ทำให้ทราบได้ว่าเป็นบุคคลใด
3. ระเบียนข้อมูล (Record)
เกิดจากการนำเอาเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องหรือสัมพันธ์กันมารวมเข้าด้วย กัน ก่อให้เกิดความหมายที่ชัดเจนยิ่งขึ้น เช่น ชื่อ-นามสกุล ของนักเรียนกับคะแนนจากการสอบ
4. แฟ้มข้อมูล (File)
เกิดจากการรวมระเบียนหลาย ๆ ระเบียนที่มีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันเข้าด้วยกัน เช่น แฟ้มข้อมูลของนักเรียนชั้น ม.4/4 ก็จะรวบรวมข้อมูลของนักเรียนเฉพาะ ม.4/4เท่านั้น
5. ฐานข้อมูล (Daabase)
เกิดจากแฟ้มข้อมูลรวมกัน โดยใช้หลักการเพื่อไม่ให้ข้อมูลเกิดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บ เช่น ฐานข้อมูลของนักเรียนโรงเรียนน้ำดิบวิทยาคม เป็นต้น
ประโยชน์ของการจัดข้อมูล
1.สามารถค้นข้อมูล/สารสนเทศที่อยู่ในแฟ้มข้อมูลและทำการปรับปรุง (Update) ข้อมูลให้ทันสมัยได้ตลอดเวลา
2.สามารถประมวลผลชุดคำสั่งที่เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลได้
3.สามารถสร้าง ตั้งชื่อและเก็บแฟ้มข้อมูลเมื่อไม่มีความจำเป็นในการใช้งานแล้ว
4.สามารถสร้างสำเนา ย้ายและลบแฟ้มข้อมูลเมื่อไม่มีความจำเป็นในการใช้งานแล้ว
5.สามารถทำการโอนย้ายแฟ้มข้อมูลในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้
6.สามารถรับแฟ้มข้อมูลจากโปรแกรมอื่นเข้ามาสู่แฟ้มข้อมูลเพื่อการใช้งานร่วมกันได้
การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล
1. แฟ้มลำดับ (Sequential File)
การจัดเรียงข้อมูลเป็นไปตามลำดับก่อนหลัง เช่น เรียงจากมากไปหาน้อย (Descending) หรือจากน้อยไปหามาก (Ascending) แฟ้มลำดับนี้ถือเป็นการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด เหมาะกับงานที่มีข้อมูลจำนวนมากและมีการปรับปรุงพร้อม ๆ กับการประมวลผลคอมพิวเตอร์จะต้องอ่านข้อมูลเรียงลำดับตั้งแต่ตัวแรกไปทีละ ตัวจนกว่าจะถึงข้อมูลตัวที่ต้องการ
2. แฟ้มสุ่ม (Random File)
แฟ้มสุ่มนี้ การอ่านหรือเขียนข้อมูลผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับจากข้อมูลตัวแรก แต่ข้อมูลแต่ละรายการจะมีคีย์หลักประจำ เวลาที่ต้องการค้นหาข้อมูลสามารถดึงข้อมูลออกมาได้โดยตรง การเข้าถึงข้อมูลจึงทำได้เร็วกว่าแฟ้มลำดับ
3. แฟ้มดัชนี (Index File)
แฟ้มดัชนีนี้จะต้องเก็บข้อมูลโดยจัดเป็นกลุ่มดัชนีเสียก่อน การค้นหาข้อมูลก็จะวิ่งไปหาข้อมูลที่ต้องการเมื่อพบแล้วก็ดึงเอาข้อมูลที่ ต้องการออก การเรียกใช้ข้อมูลก็จะสามารถทำได้รวดเร็ว
ประเภทแฟ้มข้อมูล
1. แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File)
เป็นแฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลที่สำคัญ ๆ ที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงย่อย ๆ เช่นแฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือ
2. แฟ้มรายการปรับปรุง
เป็นแฟ้มที่มีการปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา รายการต่าง ๆ ในแฟ้มรายการปรับปรุงนี้จะต้องนำไปปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก เพื่อให้แฟ้มข้อมูลหลักมีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ แฟ้มรายการปรับปรุงนี้จึงเป็นแฟ้มชั่วคราว เมื่อมีการสรุปข้อมูลแล้วก็จะลบทิ้งไป เช่นแฟ้มใบเสร็จรับเงิน ซึ่งต้องมีการบวกรวมยอดในทุก ๆ วัน
ลักษณะการประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูลสามารถแบ่งได้เป็น 2 วิธีคือ
1.การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch processing)
เป็นการประมวลผลข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้เป็นกลุ่ม ในช่วงเวลาที่กำหนด เช่นการคิดค่าไฟในแต่ละเดือน ข้อมูลการใช้ของมิเตอร์แต่ละตัวก็จะถูกเก็บไว้จนถึงกำหนดการคิดเงินจึงจะมี การประมวลผลเพื่อคิดค่าไฟที่ลูกค้าต้องจ่าย เป็นต้น
2.การประมวลผลแบบทันที (Transaction processing)
เป็นการประมวลผลในทันทีเมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง เช่นการตัดยอดของสินค้าทุกครั้งเมื่อมีการสั่งซื้อ จำนวนสินค้าในสต๊อกก็จะมีการ Update ตามไปด้วย ดังนั้นผู้ขายจึงสามารถทราบได้ว่าสินค้ารายการใดหมดหรือไม่เพียงพอต่อการขาย
ระบบการจัดการฐานข้อมูล
1.การจัดการฐานข้อมูล (Database Management)
หมายถึง การบริหารแหล่งข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้เพื่อทำให้สาามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2.ระบบการจัดการฐานข้อมูล (Database Management Syatem: DBMS)
เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูลในส่วนของการสร้างและการบำรุงรักษา
3.ระบบการจัดการฐานข้อมูลประกอบด้วย
3.1 ภาษาคำนิยามของข้อมูล จะเป็นคำสั่งที่ใช้ในการกำหนดโครงสร้างของข้อมูล
3.2 ภาษาการจัดการข้อมูล เป็นภาษาเฉพาะที่ใช้ในการจัดการระบบฐานข้อมูล
3.3 พจนานุกรมข้อมูล เป็นแหล่งเก็บโครงสร้างของข้อมูลในระบบ เช่น ชนิดข้อมูล ขนาดข้อมูล ผู้มีสิทธิใช้ข้อมูล ผู้รับผิดชอบ เป็นต้น

ลักษณะการจัดการสารสนเทศที่ดี
1. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมู
2. สามารถใช้สารสนเทศร่วมกันได้
3. การเปลี่ยนแปลงแก้ไขสามารถทำได้สะดวกและถูกต้อง
4. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและเรียกใช้สารสนเทศ
5. ให้ความปลอดภัยในการใช้ระบบเพราะจะมีการจำกัดสิทธิ
6. มีการควบคุมมาตรฐานการใช้งานจากศูนย์กลาง

 

ที่มา: http://school.obec.go.th/salaung/it/it-02.htm